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¿Qué es eso de Workflow? La mejor manera de explicarlo es mediante ejemplos. Vamos a esbozar un par de escenarios: uno dentro de una organización (intranet) y otro abierto al público (Internet). |
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| INTERNET |
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Se tiene a una persona (llamémosle "cliente") que entra a un shoping electrónico (de esos que hacemos en Servicios Internet). Revisa el catálogo de productos que ahí se exhibe; elige un par de productos y "postea" un pedido. La tiendita le pide sus datos generales, los datos de la tarjeta de crédito y le dice "gracias por tu compra". Hasta aquí es donde llegan la gran mayoría de las tiendas. La diferencia viene a continuación. Una vez que se coloca el pedido, la tienda envía un mensaje (un mensaje de correo electrónico, digamos), formateado de manera especial, a un "repositorio de datos". En respuesta a este mensaje, el repositorio de datos lleva a cabo las siguientes acciones de manera automática: 1.- Le responde al CLIENTE, mediante el envío de un mensaje de correo electrónico, diciéndole "gracias por tu compra". 2.- Inserta un registro en una base de datos de Pedidos, en donde se consignan todos los datos del pedido. 3.- Revisa, de manera automática, la tabla de existencias del Almacén, para ver si hay en existencia la mercancía que fue solicitada. En caso de que no haya, integra la mercancía solicitada a una requisición de compra. En caso de que si haya, reserva la mercancía y coloca una solicitud de salida de mercancía. 4.- Cuando la mercancía salga del almacén, le informa al CLIENTE para que sepa que su pedido va en camino. 5.- Etc. Observe que lo interesante de esto es que una vez colocado el pedido, se llevan a cabo, DE MANERA AUTOMÁTICA, una serie de procesos internos en la organización, en los que se sigue (Workflow) el proceso de satisfacción de un pedido hecho por un cliente. Interesante, ¿no? |
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| INTRANET |
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Este ejemplo es aplicable a una oficina como la nuestra. Supongamos que un trabajador de Su Empresa tiene asignada una cierta cantidad de dinero mensual para que compre papelería a discreción. Bajo el escenario de Mensajería y Colaboración, lo que haría sería lo siguiente. 1.- Abre Outlook y llena un formulario en el cual especifica que necesita una caja de CDs, dos paquetes de lápices y 10 carpetas. Oprime "Post". 2.- El mensaje se encarga de colocar un pedido a Pañol, en el cual se indica que Juanito Pérez quiere "una caja de CDs, dos paquetes de lápices y 10 carpetas". 3.- Si hay existencias en el Almacén, entonces le responderá de inmediato (y de manera automática) diciéndole "tu material va en camino". 4.- En caso de que no haya en existencia el material solicitado, se le avisará que no hay en estos momentos, y será enviado a Abastecimientos un mensaje (de manera automática) haciendo la Solicitud de Compra del material. 5.- Etc. Observe que lo interesante de todo esto es la manera en la que los procesos administrativos (compras, pedidos, etc.) se ejecutan de manera automática.
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Resumiendo: la idea detrás de todo esto es que mediante una correcta integración de herramientas de Mensajería (Outlook, Exchange y el web), se logra una Colaboración estrecha entre todos los sistemas de información de una compañía, lo que conduce a acelerar los procesos administrativos y "empuja el negocio" de una manera dinámica y vertical. |
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