¿Qué es eso de Workflow? La
mejor manera de explicarlo es mediante ejemplos. Vamos a esbozar un par de
escenarios: uno dentro de una organización (intranet) y otro abierto al público
(Internet).
Diseñado para:
INTERNET
Se
tiene a una persona (llamémosle "cliente") que entra a un shoping
electrónico (de esos que hacemos en Servicios Internet). Revisa el catálogo de
productos que ahí se exhibe; elige un par de productos y "postea" un
pedido. La tiendita le pide sus datos generales, los datos de la tarjeta de crédito
y le dice "gracias por tu compra". Hasta aquí es donde llegan la gran
mayoría de las tiendas. La diferencia viene a continuación.
Una vez que se coloca el pedido, la tienda envía un mensaje (un mensaje de
correo electrónico, digamos), formateado de manera especial, a un
"repositorio de datos". En respuesta a este mensaje, el repositorio de
datos lleva a cabo las siguientes acciones de manera automática:
1.- Le responde al CLIENTE, mediante el envío de un mensaje de correo electrónico,
diciéndole "gracias por tu compra".
2.- Inserta un registro en una base de datos de Pedidos, en donde se consignan
todos los datos del pedido.
3.- Revisa, de manera automática, la tabla de existencias del Almacén, para
ver si hay en existencia la mercancía que fue solicitada. En caso de que no
haya, integra la mercancía solicitada a una requisición de compra. En caso de
que si haya, reserva la mercancía y coloca una solicitud de salida de mercancía.
4.- Cuando la mercancía salga del almacén, le informa al CLIENTE para que sepa
que su pedido va en camino.
5.- Etc.
Observe que lo interesante de esto es que una vez colocado el pedido, se llevan
a cabo, DE MANERA AUTOMÁTICA, una serie de procesos internos en la
organización, en los que se sigue (Workflow) el proceso de satisfacción de un
pedido hecho por un cliente. Interesante, ¿no?
INTRANET
Este ejemplo es aplicable a una oficina como la
nuestra. Supongamos que un trabajador de Su Empresa tiene asignada una cierta
cantidad de dinero mensual para que compre papelería a discreción. Bajo el
escenario de Mensajería y Colaboración, lo que haría sería lo siguiente.
1.- Abre Outlook y llena un formulario en el cual especifica que necesita una
caja de CDs, dos paquetes de lápices y 10 carpetas. Oprime "Post".
2.- El mensaje se encarga de colocar un pedido a Pañol, en el cual se indica
que Juanito Pérez quiere "una caja de CDs, dos paquetes de lápices y 10
carpetas".
3.- Si hay existencias en el Almacén, entonces le responderá de inmediato (y
de manera automática) diciéndole "tu material va en camino".
4.- En caso de que no haya en existencia el material solicitado, se le avisará
que no hay en estos momentos, y será enviado a Abastecimientos un mensaje (de
manera automática) haciendo la Solicitud de Compra del material.
5.- Etc.
Observe que lo interesante de todo esto es la manera en la que los procesos
administrativos (compras, pedidos, etc.) se ejecutan de manera automática.
Resumiendo: la idea detrás de todo esto es que mediante una correcta integración
de herramientas de Mensajería (Outlook, Exchange y el web), se logra una
Colaboración estrecha entre todos los sistemas de información de una compañía,
lo que conduce a acelerar los procesos administrativos y "empuja el
negocio" de una manera dinámica y vertical.
ambiente virtual en movimiento
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